[미국박사유학가기-13] 미국 대학원 유학원서 접수하기, 학교별 서류준비와 주의사항.

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​TOEFL/GRE성적도 어느정도 준비가 되었고 추천서부탁드릴 교수님도 결정되었으며 지원전 신청받는 국내 장학금(KFAS, 삼성장학금) 일정도 다 마무리(..라고 쓰고 광탈이라고 읽는다..ㅠ) 되었으니 이제 실제 학교별로 유학원서를 접수해야할 타이밍이 가까워져 온다. 학교별 서류준비와 원서접수도 매우 정신없고 짜증나며 번거로운 과정이니 하나하나 자세히 써보도록 하겠다.

일단 학교별로 전형일정이 워낙 다르고 복잡하다. 박사과정 접수 Deadline의 경우 대략 12월 초~중순이었고 접수기간은 보통 2달 이상 넘게 넉넉하게 준다. 그래서 나는 여유있게 모든 학교 원서접수를 deadline 한달전인 11월에 끝냈다. (물론 추천서의 경우 교수님께서 직접 보내셔야 하니 원서접수 deadline에 딱 맞춰서 마무리 되었다) 학교별로 요구하는 서류들도 달랐고 수수료, 접수방법도 다 달랐다. 

최종적으로 학교별 연구여건/연구실/연구분야를 다 조사해보니 10개의 학교에 원서 접수를 하기로 결정했고 해당 10개의 학교 원서 접수방법을 하나씩 정리하기 시작했다. 이 또한 워낙 복잡하니 엑셀파일로 정리하는것을 강력히 추천한다. 학교별로 원서접수현황을 한눈에 보면서 처리할수 있도록 서류 발송여부 칸도 하나 만들고 업로드한 파일목록도 정리할수 있게 칸을 준비해두면 좋다. 서류를 발송했으면 서류발송칸에 O표시를 하면 되고 업로드한 서류칸에는 어떤 서류들을 올렸는지 파일명을 적어두면 한 눈에 볼수 있어서 좋다.

▼ Tip!! 유학 프로세스 처음부터 끝까지 메일주소는 daum이나 naver같은 메일 대신 본인의 학교 메일로 쓰는것을 추천한다. 아무래도 광고메일 수백통이랑 중요한 원서접수 끝까지의 안내 메일들이 뒤섞여 스팸메일함에 쳐박힌다면... 본인 손해다. 학교메일로는 광고가 거의 안올테니 학교메일주소로 쓰고 그 학교메일을 스마트폰에 연동시켜두면 학교메일함이 울리면 뭔가 유학과 관련된 중요한 소식임을 알 수 있다. 나는 석사때 매우 활발하게 쓰던 카이스트 학교메일 계정을 모든 유학관련 프로세스에서 사용했다. 교수님 컨택, 장학금 접수, 원서 접수, 토플, GRE 등등..

▼ Tip!! 엑셀 파일 말고 추가적으로 각 학교별로 인터넷창에 즐겨찾기 폴더를 만들어서 입학처, 단과대 입학관련페이지등을 정리하는 것을 추천한다. EE/ECE/EECS가 전자공학과를 뜻하는 약자이다.

  

원서 접수는 보통 대학원 admission 관련 페이지에 보면 how to apply같은 자세히 섹션에 나와있다. 학교에서 직접 원서접수 사이트를 관리하기도 하지만 대부분 외부 원서 지원 관리 사이트(www.applyweb.com)에 위탁하여 원서를 접수받는듯 했다. Cornell, Georgia Institute of Technology, Stanford, University of Michigan의 경우 applyweb에 로그인 하면 한꺼번에 추천서 현황, 입학원서, 서류 체크리스트 등을 한눈에 보여주고 있었다. 아무튼 원서접수 안내문에 나온대로 각 학교별 원서접수 회원가입을 한다.

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▼ 퍼듀대학교 (Purdue University) 대학원 원서 접수 사이트

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▼ 조이아텍 (Georgia Institute of Technology) 대학원 원서 접수 사이트

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▼ 코넬대학교 (Cornell University) 대학원 원서 접수 사이트

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▼ 텍사스 오스틴 대학교 (University of Texas at Austin) 대학원 원서 접수 사이트

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학교별 필수 유의 사항

​a) Deadline

내가 썼던 10개의 학교중 12월 1일, 12월 9일이 각각 한 학교씩이었고 나머지 8곳은 12월 15일로 동일했다. 참고로 원서 접수기한이 꼭 추천서접수 마감기한과 같지는 않으니 추천서 마감기한은 따로 입학처에 메일/전화로 물어보자. 보통 교수님들께서 워낙 바쁘셔서 원서 접수 마감기한에 딱 맞춰서 내주시지 못할수도 있다. 마감기한은 12월 31일정도까지 일수 있으나 원서접수마감=추천서마감 일수도 있으니 확실이 알아보자.

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b) 원서비 (접수 수수료)

수수료 납부방식이 비자카드, AMEX카드 등등 어떤 카드로 가능한지.. (보통 VISA, Master, AMEX로 다 결제가 가능했다)

접수한 10곳의 학교 모두 온라인 카드결제로 했다. 75달러부터 125달러까지 꽤 금액차이가 컸다. 가장 쌌던 75달러는 MIT와 Georgia Institute of Technology, 그리고 Purdue대학교. 가장 비쌌던 학교들은 대부분 California쪽에 위치한 학교들이었는데 125달러를 기록한 Stanford.. 버클리도 110달러나 되었고 UCLA도 110달러였다. 총 10곳을 썼으니 원서비로만 거의 100만원이 넘는 돈이 들었다. 

c) 필요서류 준비

사실상 이것이 가장 정신없고 짜증났으며 귀찮은 과정이다. 

대학원 입학사이트에 가보면 어느 학교는 모든 입시 프로세스를 대학원 입학처에서 다 관리하는반면 어디는 각 단과대에서 각자 입학업무를 따로 보기도 한다. 어디는 두 군데 모두에서 입학관련 업무 부서를 운영하면서 세부사항의 경우 각 단과대로 문의하라는 곳도 있다.

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여기까지도 뭐 괜찮다. 그럼 뭐가 정신없는가?!

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바로 요구하는 서류가 대학원 입학처에서 밝혀둔 것과 단과대가 다를경우다. 예를들어 입학처에서는 영문 성적표를 요구하는데 단과대에서는 한/영 성적표를 모두 요구할경우.. 또는 입학처에서는 졸업증명서를 요구하는데 단과대에서는 언급이 없을경우.. 이럴때는 대학원 입학처 또는 단과대로 동시에 이메일을 보내서 확실히 답변을 듣는것이 중요하다. 그리고 만약 두 곳에서 다르게 대답할 경우 더 많은 것을 요구하는 곳 기준으로 보내면 된다. 왜냐면 적어도 서류를 더 보냈다고 떨어뜨리지는 않지만 필요한 서류를 안보낼경우 추가적으로 더 보내거나 최악의 경우 서류미비로 탈락할수도 있기 때문이다.

서류 접수 과정

내가 접수한 학교 10곳에서 요구하는 서류는 크게 2종류로 나뉘었다. 

원서 접수할때는 스캔본으로 업로드만 요구하는곳 (합격 후 원본 제출), 또는 아예 원서접수시에 원본 발송을 요구하는곳. 

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스캔만 올려도 된다고 했던 곳은 UC Berkeley, UIUC, Georgia Tech, Cornell, Texas Austin 이렇게 5군데였고,

​서류를 보내라는 곳은 MIT, Stanford, University of Michigan, Purdue, UCLA 5군데였다.

이제 서류를 준비해야 한다. 필요한 서류는 보통 다음과 같다.

→ 추천서 3부 (추천인이 직접 이메일로 접수) → Transcript (성적증명서) 성적증명서의 경우 인터넷으로 발급받아도 되지만 졸업 석차가 높은 경우 직접 학교를 방문하여 석차도 성적증명서에 기재해달라고 하면 좋다. 아무래도 몇등인지 눈에 확들어오기 때문에.. 그리고 인터넷으로 발급받아도 결국 학교를 방문해야 할 이유가 있다. 바로 밀봉처리 하여서 보내야 하기 때문. 성적증명서를 학교 학적팀이나 유관부서에서 발급 받고 우편봉투에 넣어서 밀봉처리를 해달라고 해야한다. 그러면 보통 봉투를 풀로 붙인뒤 그 위에 도장을 찍고 테이프를 위에 붙여서 밀봉해준다. Sealed Copy가 바로 이렇게 밀봉된 성적표이다. 밀봉 (seal)을 요구하는 학교들은 학교에서 증명서를 떼면서 각각 밀봉하여 섞이지 않도록 겉봉투에 학교 이름을 연필로 쓰든지 포스트잇을 붙이던지 해서 구분하자. → Diploma (졸업증명서) 성적표와 함께 밀봉해버려도 되지만 보통은 성적표만 sealing하라고 한다. 하지만 직접 학교별 요구사항을 알아보자.  → SOP (Statement of Purpose: 보통 자기소개서+학업계획서인데 학업적인 부분, 예를 들어 대학교에서의 연구참여, 석사과정중 프로젝트 진행 등의 내용을 바탕으로 지원하는 학교에서 어떻게 공부를 할 예정이고 어느 분야에 관심을 가지고 있는지.. 학교별로 요구하는 내용이 있으니 설명 보시고 그에 충실하게 쓰면된다) → Personal Statement (요구하는 학교가 몇몇 있다. SOP에서 학업외 부분을 떼어서 조금더 공부에 대한 동기부여와 연결지어 쓰면 된다. 자기소개서인데 인생에서 비학업적인 부분, 예를들어 동아리, 봉사활동, 취미 등등이 자신의 유학, 대학원 진학에 어떤 영향을 미쳤는지 위주로 작성. 학교별로 요구하는 내용이 있으니 그거에 맞춰서 쓰면 된다) → CV/Resume (이력서. 지금까지의 경력, 학업성적, 참여 프로젝트, 수상실적 등을 쓰면 된다. 포맷은 구글에서 쉽게 찾을 수 있으며 내 Resume의 경우 개인 홈페이지에 올려두었으니 참고할 사람은 클릭)

서류 발송 (Fedex 등 국제 우편 배송업체 이용)​

위의 서류중 우편으로 요구되는 서류는 일반적으로 성적증명서와 졸업증명서다. SOP나 Personal Statement, resume의 경우 보통 온라인접수시 업로드 하면된다. 또한 중요한 것은 한글 서류도 보내야 하는지, 한/영 각각 몇부씩 보내야 하는지도 대학원입학처/단과대입학부서와 다를수 있으니 필히 두 곳 다 물어봐야 한다. 

서류 발송을 요구하는 학교의 서류 발송 주소를 꼼꼼하게 확인하여 Fedex또는 시간이 많다면 우편으로 보내면 된다. 아무래도 중요한 서류다 보니 위치 추적이 가능하고 2~3일만에 배송이 완료되는 Fedex, UPS, DHL등 국제 특송 배송업체를 이용하는것이 맘편하다. 하지만 가격은 비싸다. 보통 유학서류 이벤트 요금으로 할인을 조금 해주는데 내가 이용했던 Fedex의 경우 5군데 학교로 보내는데 각각 19100원씩 들었다. 총 5부, 95500원. 

11월 3일에 한국에서 부쳤고 미국시간으로 11월 4일 오전에 발송 완료되었다. 2일걸렸으니 정말 빠르다고 할 수 있다.

▼ 퍼듀대학교로 보낸 Fedex 유학서류 발송 영수증/운송장.

▼ 퍼듀대학교로 보낸 유학서류에 대한 Fedex 배송조회 서비스

 

결론

이렇게 정신없는 원서 접수 과정은 보통 10월~12월까지 하게 된다. 

SOP도 수정해 가면서 교수님들께 추천서도 부탁드리고 찾아뵙고, 안쓰신 분들께는 reminder 메일도 드리고, 원서접수 및 서류 준비하다보면 정말 눈코뜰새 없이 정신 없을 것이다. 이 과정만 지나면 길고긴 (최소 한두달) 피말리는 결과대기 기간이 찾아오므로 힘내자. 물론 그 대기 기간동안 인터뷰 요청이 오면 인터뷰 해야해서 걱정, 또 안오면 안와서 걱정하는 피말리는 대기 기간이지만 그래도 겉으로는 평화로운 백수의 기간이므로 원서접수는 귀찮고 힘들더라고 꼼꼼하게!!

다음 포스팅은 내가 유일하게 했던 미국 대학원 교수님 한 분과의 SKYPE 인터뷰에 대해서 써볼까 한다.

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